Privacyverklaring

Deze verklaring geldt sinds 24 oktober 2026. We laten haar nog juridisch toetsen; wijzigingen melden we je vooraf.

In Soulsy zet je persoonlijke dingen. We gaan daar zorgvuldig mee om. In deze verklaring lees je wat we met je gegevens doen.

In het kort

• Je gegevens staan in een database in Ierland (EU) en zijn alleen voor jou: andere gebruikers kunnen er niet bij, en wij kijken niet in je inhoud, behalve bij een storing of misbruik, of als jij ons daarom vraagt (zie artikel 10). Serverfuncties, zoals die voor AI, draaien bij Supabase in het datacenter dat het dichtst bij je is (zie artikel 8).
• We verkopen niets en tonen geen advertenties in de app.
• Gevoelige gegevens, zoals je stemming, je dagboek, je gezondheid en dating-notities, verwerken we alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, per soort.
• AI is een keuze. Gebruik je AI, dan gaat alleen het nodige naar Anthropic in de Verenigde Staten.
• Google koppel je alleen als je dat zelf wilt. Gegevens uit Google gebruiken we alleen voor de functies die je ziet.
• Je kunt je gegevens altijd downloaden en je account zelf verwijderen.

1. Wie is verantwoordelijk?

SYSOUL Studio is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens in Soulsy en op soulsy.app.

• Adres: Violenstraat 20 30, 9712 RJ Groningen
• KvK-nummer: 94408483
• E-mail: info@sysoul.io

Vragen over privacy stel je via info@sysoul.io.

2. Over wie gaat dit?

• mensen die een account hebben in Soulsy;
• bezoekers van soulsy.app;
• mensen die zich aanmelden voor de wachtlijst;
• mensen die contact met ons opnemen;
• mensen over wie een gebruiker iets in Soulsy zet, zoals een contact (zie artikel 7).

3. Welke gegevens, waarom en op welke grond?

Gegevens	Waarvoor	Grondslag
Account: e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), naam, en bij inloggen met Google je naam en e-mailadres van Google	Je account maken en beveiligen	Uitvoering van de overeenkomst
Inhoud: taken, projecten, contacten, gewoontes, geld en transacties, notities, Over mij, gesprekken met agents en hun voorstellen, en je instellingen	Soulsy laten werken zoals jij het gebruikt	Uitvoering van de overeenkomst
Gevoelige gegevens (zie artikel 4)	Dezelfde functies, voor deze soorten gegevens	Jouw uitdrukkelijke toestemming, per soort
Wat je naar AI stuurt (zie artikel 5)	AI-functies en de Soulsy Agent	Jouw toestemming
Google-gegevens: agenda, taken, contacten, bestanden in Drive en Gmail (zie artikel 6)	De functies die je met Google gebruikt, alleen als je Google zelf koppelt	Uitvoering van de overeenkomst
Koppelingen: gekoppelde agents, hun rechten en het activiteitenlog; bij Google delen met je agent een versleutelde toegangssleutel	De koppelingen laten werken en laten zien wat een agent deed	Uitvoering van de overeenkomst
Meldingen: een technisch adres per apparaat	Je meldingen sturen	Uitvoering van de overeenkomst
Betalen: naam, e-mailadres, betaalmethode, facturen	Pro afrekenen en de administratie bijhouden	Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht
Techniek: IP-adres, tijdstip, aantal AI-berichten, foutmeldingen zonder inhoud	Beveiliging, misbruik tegengaan en limieten bewaken	Gerechtvaardigd belang
Vrijgave van gevoelige modules: welke soort voor je account is vrijgegeven, wanneer en door wie	Bepalen welke gevoelige modules je kunt gebruiken (zie artikel 4)	Gerechtvaardigd belang
Feedback en meldingen over AI: je bericht en het scherm waar je was; bij feedback ook je browser; bij melden van een AI-antwoord ook de reden, je toelichting en een stuk van het antwoord (tot 300 tekens)	Soulsy verbeteren, en fouten en ongepaste AI-antwoorden opsporen	Gerechtvaardigd belang
Statistiek: anonieme tellingen van bezoeken, zonder cookies	De site en de app verbeteren	Gerechtvaardigd belang
Wachtlijst: e-mailadres en waar je je aanmeldde	Je uitnodigen voor Soulsy	Jouw toestemming
Herroeping van Pro: naam, e-mailadres, abonnement, bedragen, notities over de afhandeling en een gehasht IP-adres	Je herroeping verwerken, terugbetalen en dat kunnen aantonen; het formulier beschermen tegen misbruik	Wettelijke plicht; voor het gehashte IP-adres gerechtvaardigd belang
Contact: je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, het onderwerp en je bericht, via het contactformulier of per e-mail	Je vraag beantwoorden en contact met je opnemen	Gerechtvaardigd belang; gaat je vraag over je account of abonnement, dan de uitvoering van de overeenkomst

Moet je deze gegevens geven? Voor een account zijn een e-mailadres en een wachtwoord nodig (of inloggen met Google), en moet je 16 jaar of ouder zijn. Zonder kunnen we geen account voor je maken. Wil je Pro, dan zijn ook je betaalgegevens nodig. Al het andere kies je zelf: zet je iets niet in Soulsy, dan werkt alleen die functie niet. Een wettelijke plicht om ons gegevens te geven is er niet.

4. Gevoelige gegevens

Sommige gegevens zijn extra gevoelig. De wet noemt ze bijzondere persoonsgegevens. In Soulsy gaat het om:

• Mentaal welzijn: je stemming, je energie en je dagboek;
• Gezondheid: sport, slaap en metingen zoals je gewicht;
• Dating: je dating-notities.

Deze gegevens verwerken we alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, per soort. Je geeft die toestemming voordat je de functie gaat gebruiken. Voor het delen met AI vragen we apart toestemming.

Bij een nieuw account zijn deze modules er niet meteen: we geven ze per account vrij. Pas daarna kun je ze aanzetten en je toestemming geven. Accounts die er al waren, hebben ze al. Een vrijgave kan ook weer uit, bijvoorbeeld bij misbruik (zie de voorwaarden, artikel 5). Dan kun je niets nieuws meer toevoegen en telt je toestemming niet meer, maar wat er staat kun je altijd downloaden (en zo inzien) en wissen.

In Over mij kun je ook onderwerpen bijhouden die gevoelig kunnen zijn: valkuilen, gezondheid en relaties. Die deelt Soulsy alleen met AI als je daar bij Instellingen → Over mij een aparte schakelaar voor aanzet. Staat die uit, dan zijn ze alleen voor jou.

Je kunt je toestemming altijd intrekken. Dan stopt de verwerking en zet Soulsy die functie uit. Je kiest zelf of je de gegevens bewaart of wist. Wat al gebeurde, blijft rechtmatig.

5. AI

AI is een keuze. Soulsy werkt ook zonder AI.

• Welke AI? De AI van Soulsy is Claude van Anthropic. Anthropic verwerkt de gegevens in de Verenigde Staten. Met Anthropic hebben we een verwerkersovereenkomst met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Wat gaat erheen? Alleen wat nodig is voor wat je vraagt: je vraag, een korte samenvatting van wat nodig is (zoals je taken van vandaag), een foto als je een bon laat lezen, screenshots als je een gesprek laat lezen, en Over mij als je dat aan hebt staan. Verder:
  • bij snel vastleggen: je tekst en de namen van hooguit 150 van je contacten, zodat de AI ziet over wie het gaat (namen van dating-contacten alleen als je dating ook met AI deelt);
  • bij een nieuwe notitie: de tekst, om er een samenvatting en labels bij te maken;
  • bij geld, als je eigen regels een transactie niet kunnen indelen: de omschrijving en het bedrag. Na een bankimport gaat dat per tegenpartij: de naam (of de omschrijving), een stukje omschrijving en het gemiddelde bedrag, voor hooguit 120 tegenpartijen per import;
  • in een gesprek met de Soulsy Agent: je bericht, de laatste 16 berichten van dat gesprek, en wat de agent met de rechten die jij aanzette opzoekt.
• Gegevens uit Google: heb je Google Agenda gekoppeld, dan gaan titels en tijden van je afspraken mee naar de AI bij de dagbriefing (ook als Soulsy die ’s ochtends vanzelf maakt), bij Plan mijn dag, en bij gespreksstarters voor een contact (eerdere en geplande afspraken met die persoon). Deel je Google met de Soulsy Agent (zie artikel 6), dan kan de agent met de rechten die jij aanzet ook afspraken, mails en Google-taken opzoeken. Wat hij opzoekt, gaat dan naar Anthropic.
• Wat de AI over je onthoudt: Over mij staat standaard uit. Zet je het aan en geef je een agent het recht Over mij aanvullen, dan kan hij zelf korte uitspraken over je toevoegen, zoals een voorkeur, een doel of een valkuil. Dat is een vorm van profilering. Die is alleen voor jou, zodat de AI je beter helpt: wij gebruiken haar niet, en er volgen geen besluiten uit met rechtsgevolgen of andere grote gevolgen voor je. Je ziet alles bij Instellingen → Over mij, met de naam van de agent erbij. Daar pas je het aan of haal je het weg; wat een agent toevoegde, maak je ook ongedaan in het activiteitenlog.
• Training: volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic worden gegevens die via de API binnenkomen niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Wij trainen zelf geen AI-modellen met je gegevens.
• Toestemming: we vragen toestemming voordat er iets naar AI gaat. Intrekken kan bij Instellingen → Koppelingen & privacy.
• Eigen agent: koppel je je eigen agent, zoals Hermes, Claude of ChatGPT, dan leest die alleen wat jij hem toestaat. Voor wat die dienst daarmee doet, is die dienst zelf verantwoordelijk.

Lees meer in AI-transparantie.

6. Google

Je kunt Google aan Soulsy koppelen. Dat is een keuze: zonder Google werkt Soulsy ook. Je geeft bij Google zelf toestemming, en je kunt die altijd weer intrekken in je Google-account of in Soulsy.

Google-dienst	Wat Soulsy ermee doet
Google Agenda	Je afspraken laten zien op Vandaag en in Agenda. Afspraken maken, wijzigen of verwijderen als je dat in Soulsy doet
Google Taken	Je lijsten en taken laten zien, afvinken of verwijderen, en taken uit Soulsy naar Google sturen
Google Contacten	Contacten importeren in Soulsy (die komen dan in je Soulsy-account te staan), en gegevens terugzetten naar Google als je dat kiest
Google Drive (alleen lezen)	Bestanden en mappen laten zien, bijvoorbeeld bij een project
Gmail	Je mails laten zien in de module Gmail, er een taak van maken, en mails versturen, labelen of weggooien als je dat in Soulsy doet

• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Je kiest zelf welke koppeling je gebruikt.
• Waar het gebeurt: de app praat vanuit je browser rechtstreeks met Google. Wat je importeert of als taak bewaart, staat daarna in je Soulsy-account.
• Google delen met je agent: zet je dit aan (Instellingen → Agents), dan bewaren we een versleutelde toegangssleutel van Google. Een agent kan dan, met de rechten die jij aanzet, je agenda, je mail en je Google-taken lezen. Wat de agent leest, gaat naar de dienst achter die agent: bij de Soulsy Agent is dat Anthropic (artikel 5).
• Intrekken: ontkoppel Google in Soulsy, of trek de toegang in bij je Google-account. Verwijder je je Soulsy-account, dan trekken we de gedeelde toegang ook in.

Beperkt gebruik (Limited Use). Het gebruik en de overdracht aan andere apps van gegevens die Soulsy via Google-API’s ontvangt, voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use requirements). Dat betekent:

• we gebruiken gegevens uit Google alleen voor de functies die je in Soulsy ziet en zelf gebruikt;
• we geven ze alleen door als dat nodig is voor zo’n functie (zoals de dagbriefing of de Soulsy Agent), om de app te beveiligen, of als de wet dat eist;
• we verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor advertenties;
• we gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen;
• mensen bij Soulsy lezen ze niet, behalve als jij daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft, als het nodig is voor de beveiliging of het oplossen van misbruik, of als de wet dat eist.

Gmail en Drive vragen bij Google een extra controle. Het kan zijn dat deze twee koppelingen voor de publieke lancering uit de app gaan. Dan passen we deze verklaring aan.

7. Gegevens over anderen

In Soulsy kun je gegevens over anderen bijhouden, zoals contacten, verjaardagen, notities over een gesprek, dating-notities of de naam van wie je geld overmaakte. Dat doe je voor jezelf. Wij gebruiken die gegevens alleen om Soulsy voor jou te laten werken. We delen ze met niemand, behalve met de verwerkers in artikel 8 en, als jij dat kiest, met AI (artikel 5).

• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je een app te bieden waarin je je eigen leven en de mensen om je heen bijhoudt. Wij nemen geen contact op met die mensen en doen niets met hun gegevens buiten jouw account.
• Geen bericht aan die mensen: we laten hen niet zelf weten dat er iets over hen in Soulsy staat. Dat kan niet zonder hun gegevens verder te gebruiken, en het zou een onevenredige inspanning vragen (artikel 14 lid 5 onder b van de AVG). Daarom leggen we het hier uit.
• Wat jij doet: zet er alleen in wat je echt nodig hebt, en ga er zorgvuldig mee om. Wees extra voorzichtig met gevoelige dingen over een ander, zoals iemands gezondheid.

Denk je dat een gebruiker iets over jou in Soulsy heeft gezet? Wij kijken niet in accounts, dus we weten niet wat er staat. Vraag het de gebruiker zelf, of mail ons via info@sysoul.io.

8. Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met bedrijven die ons helpen Soulsy te laten werken (verwerkers). Met hen hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding. De lijst staat bij Subverwerkers.

Sommige verwerkers zitten buiten de Europese Unie, of hebben daar een moederbedrijf:

• Anthropic (VS): standaardcontractbepalingen.
• Google (VS): onze mailbox (Google Workspace), waar je e-mails aan ons en de meldingen van het contactformulier binnenkomen. Onder het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.
• Supabase: je gegevens staan in Ierland. Serverfuncties draaien in het datacenter van Supabase dat het dichtst bij je is; ben je in Europa, dan is dat ook in Europa. Het contract loopt via Supabase Pte. Ltd. in Singapore, met standaardcontractbepalingen.
• Vercel (VS): gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.
• Stripe: voor betalingen, zodra betalen live is. Onder het Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Voor een deel is Stripe zelf verantwoordelijk, bijvoorbeeld om fraude tegen te gaan en voor zijn eigen wettelijke plichten.
• Sentry: voor foutmeldingen, in de EU-regio, met standaardcontractbepalingen. Pas actief zodra we het aanzetten.

Wil je een kopie van deze waarborgen? Mail ons via info@sysoul.io.

Meldingen op je telefoon of computer gaan via de pushdienst van je browser of besturingssysteem (zoals Apple, Google of Mozilla). De inhoud is versleuteld: de pushdienst kan hem niet lezen. Een melding kan wel op je vergrendelscherm staan, bijvoorbeeld met de naam van een jarige of een bedrag dat wordt afgeschreven. Wil je dat niet? Zet bij Instellingen → Meldingen verjaardagen of afschrijvingen uit, of verberg de inhoud van meldingen op je vergrendelscherm in de instellingen van je telefoon.

Moeten we gegevens geven aan de overheid omdat de wet dat eist, dan doen we dat alleen als het echt moet.

9. Hoelang bewaren we je gegevens?

Gegevens	Bewaartermijn
Account en inhoud	Zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wissen we alles meteen, op wat hieronder staat na (zoals een herroeping, berichten aan ons, het inloglogboek en technische logs)
Back-ups van de database	Worden na hooguit 7 dagen overschreven
Tellingen van AI-gebruik	30 dagen
Activiteitenlog van agents	180 dagen voor wijzigingen, 30 dagen voor lezen en mislukte pogingen
Gesprekken met agents in de chat en hun voorstellen	Zolang je account bestaat
Feedback en meldingen over AI	Zolang je account bestaat
Het adres voor meldingen op een apparaat	Tot je meldingen op dat apparaat uitzet of het apparaat weghaalt bij Instellingen → Meldingen, of tot het adres niet meer werkt
De versleutelde toegangssleutel van Google, als je Google deelt met je agent	Tot je het delen uitzet of Google ontkoppelt bij Instellingen → Agents
Wat naar Anthropic ging	Anthropic wist het binnen 30 dagen; langer als Anthropic misbruik vermoedt en dat onderzoekt
Het inloglogboek van Supabase: onder meer wanneer je inlogde, uitlogde, je sessie vernieuwde (dat gebeurt vanzelf, ongeveer elk uur dat je Soulsy gebruikt), je wachtwoord herstelde of wijzigde, en je account maakte, wijzigde of verwijderde, telkens met je e-mailadres en IP-adres	30 dagen, ook als je intussen je account verwijdert
Technische logs, met onder meer je IP-adres	Bij Supabase hooguit 7 dagen, bij Vercel hooguit een dag. Bij Hostinger (deze site) zien wij ze 7 dagen terug; hoelang Hostinger ze zelf bewaart, staat in de privacyverklaring van Hostinger
Meldingen in de app	Gelezen of verwijderd: 90 dagen na het aanmaken; anders 365 dagen
Recente zoekopdrachten	90 dagen, hooguit 20
Wachtlijst	180 dagen
Wanneer je toestemming gaf of introk	Zolang je account bestaat
Facturen en betaalgegevens	7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Een herroeping van Pro (naam, e-mailadres, abonnement, bedragen en onze notities over de afhandeling)	2 jaar na ontvangst, als bewijs van de herroeping en de terugbetaling, ook als je je account verwijdert. Het gehashte IP-adres (alleen tegen misbruik van het formulier) na een dag
Berichten via het contactformulier	12 maanden, ook als je intussen je account verwijdert. Krijgen we van een bericht ook een melding in onze mailbox, dan geldt voor die mail de termijn van contact per e-mail
Contact per e-mail	Tot 2 jaar na het laatste contact

10. Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld.
• De database laat elke gebruiker alleen bij zijn eigen gegevens.
• Sleutels, zoals een eigen sleutel van Anthropic, bewaren we versleuteld.
• Wij kijken niet in je inhoud, behalve bij een storing of misbruik, of als jij ons daarom vraagt (zie hieronder). De beheer-app van Soulsy ziet accountgegevens, je abonnement, je verbruik, wanneer je voor het laatst actief was, welke toestemmingen je gaf, welke gevoelige modules voor je account zijn vrijgegeven (die vrijgave zet de beheer-app ook aan of uit), de namen van je koppelingen en vaste opdrachten, en feedback of meldingen die je ons zelf stuurt. Nooit je taken, dagboek, gezondheidsgegevens of notities.
• Je gegevens zijn niet end-to-end versleuteld. Technisch kunnen de beheerder van de database (wij) en onze hostingpartijen erbij. Die toegang houden we zo klein mogelijk. We gebruiken hem alleen als het echt nodig is, bijvoorbeeld bij een storing of misbruik, of als jij ons daarom vraagt.

Gaat er toch iets mis met je gegevens (een datalek), dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat moet. Is er een groot risico voor jou, dan laten we het je ook zelf weten.

11. Jouw rechten

Je hebt deze rechten:

• Inzage: je ziet je gegevens in de app en downloadt ze via Instellingen → Koppelingen & privacy → Export en import.
• Aanpassen: je past je gegevens zelf aan in de app.
• Verwijderen: je verwijdert losse dingen of je hele account zelf.
• Meenemen: de export is een JSON-bestand dat je elders kunt gebruiken.
• Beperking: je kunt vragen om minder te verwerken, bijvoorbeeld zolang we een vraag van jou over je gegevens uitzoeken.
• Bezwaar: verwerken we iets op grond van ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3 en 7), dan kun je daar bezwaar tegen maken. We stoppen dan, tenzij we zwaarwegende redenen hebben om door te gaan.
• Toestemming intrekken: dat kan altijd, zonder gevolgen voor wat al gebeurde.

Soulsy neemt geen besluiten over je met alleen een computer die rechtsgevolgen voor je hebben.

Wil je een recht gebruiken waarvoor je ons nodig hebt? Mail ons via info@sysoul.io, het liefst vanaf het e-mailadres van je account. Dat is gratis. Soms vragen we je te laten zien dat het verzoek echt van jou komt; zo beschermen we je gegevens. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of krijgen we er veel, dan kan dat twee maanden langer duren. Dat laten we je dan binnen de eerste maand weten.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Minimumleeftijd

Soulsy is voor mensen van 16 jaar en ouder. Ben je jonger, maak dan geen account.

13. Cookies

Op soulsy.app gebruiken we alleen wat nodig is, tenzij je ergens toestemming voor geeft. Lees de cookieverklaring.

14. Veranderingen

Verandert deze verklaring wezenlijk, dan laten we dat je vooraf weten in de app of per e-mail. Bovenaan staan de datum en de versie.